KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan kuruluş tarafından işlenmektedir:

2. İşlenen Kişisel Veriler

TOFA Hub platformu üzerinden gerçekleştirilen üyelik, etkinlik başvurusu ve iletişim süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, Soyad
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, Telefon numarası
• Eğitim / Meslek Bilgileri: Üniversite, Bölüm, Kurum bilgisi, Çalışma durumu
• Etkinlik Katılım Bilgileri: Katılım geçmişi, Oturum katılım kayıtları, QR giriş bilgileri
• İşlem Güvenliği Verileri: IP adresi, Log kayıtları, Sistem işlem saatleri

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Platform üyelik süreçlerinin yürütülmesi
• Etkinlik kayıtlarının oluşturulması
• Katılım doğrulama ve giriş kontrol işlemlerinin yapılması
• QR kodlu dijital bilet oluşturulması
• Etkinlik bilgilendirme mesajlarının gönderilmesi
• Program değişiklikleri hakkında bilgilendirme yapılması
• Kulüp ve topluluk başvurularının değerlendirilmesi
• Organizasyon süreçlerinin yürütülmesi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin sağlanması
• Hizmetlerin geliştirilmesi
• İstatistiksel analizlerin anonim şekilde yapılması

4. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; web sitesi üyelik formu, etkinlik kayıt formları, kulüp başvuru formları ve iletişim formları aracılığıyla elektronik ortamda toplanmaktadır.

Toplanan veriler aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir (KVKK Madde 5/2):

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (üyelik ve etkinlik kayıt süreçleri)
• Veri sorumlusunun meşru menfaati (hizmet kalitesinin artırılması, organizasyon yönetimi)
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (yasal saklama yükümlülükleri)

Açık Rıza Gerektiren İşlemler: Etkinlik duyuruları, kampanya ve tanıtım amaçlı elektronik ileti gönderimi gibi pazarlama faaliyetleri açık rızanıza dayalı olarak yürütülmektedir. Bu rızayı her zaman geri alma hakkına sahipsiniz.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla)
• E-posta altyapı servis sağlayıcılarına
• Sunucu ve veri barındırma hizmeti sağlayıcılarına
• Organizasyon süreçlerinde teknik destek alınan hizmet sağlayıcılara

Yurt Dışı Aktarım: Kullanılan altyapı servis sağlayıcılarının yurt dışında bulunması halinde kişisel verileriniz, KVKK'nın 9. maddesi kapsamında, yeterli korumanın bulunduğu ülkelere veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından onaylanan standart sözleşme maddeleri ya da bağlayıcı şirket kuralları gibi uygun güvence mekanizmaları çerçevesinde yurt dışına aktarılabilecektir.

6. Veri Saklama Süresi

Kişisel verileriniz aşağıdaki süreler boyunca saklanmaktadır:

• Etkinlik organizasyon süreçleri tamamlanıncaya kadar
• Mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca
• İşleme amacının gerektirdiği süre kadar

Süre sonunda kişisel verileriniz, KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarılan üçüncü kişileri öğrenme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
• Zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
• Açık rızaya dayanan işlemlerde rızanızı geri alma

8. Başvuru Usulü

Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

• E-posta ile: infotofagency@gmail.com adresine, konu satırına "KVKK Başvurusu" yazarak
• Posta ile: Veri sorumlusunun kayıtlı adresine kimlik fotokopisi ile birlikte ıslak imzalı dilekçe göndererek

Başvurularınızda kimliğinizi doğrulayan bilgi ve belgeler ile talebinizi açıkça belirtmeniz gerekmektedir. Başvurular, KVKK'nın 13. maddesi gereğince en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.